Vertrauen für Steuerkanzleien aus Freising/München

• EU-Hosting. Belege + Stammdaten werden in Deutschland gehostet (Hetzner, Nürnberg) mit TLS-Verschlüsselung, regelmäßigen Backups und abgesicherter Infrastruktur. Die optionale KI-Kontierungshilfe (Plus) nutzt die OpenAI-API (Server auch in den USA, Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln, kein Modelltraining) und liest dabei den Beleg selbst (Bild/PDF), um Konto und Steuersatz vorzuschlagen; standardmäßig aus — erst wenn Ihre Kanzlei sie einschaltet, geht ein Beleg an die KI. Die fachliche Endentscheidung trifft immer Ihre Kanzlei. Details siehe Subprozessoren.
• Mehrstufige Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen und Audit-Logs.
• Retention: Demo-, Pilot- und Logdaten folgen klar definierten Aufbewahrungsfristen.
• Demo & Tests arbeiten mit synthetischen Beispieldaten; Pilotprojekte nutzen echte Daten nur nach AVV und definierten TOM.

• Keycloak (Open Source, CNCF-Projekt): zentrale Anmeldung (OpenID Connect); GPAA selbst sieht kein Passwort der Kanzlei-Konten.
• Passkey (WebAuthn/FIDO2): in Keycloak vorbereitet; die Anmeldung ohne Passwort ist noch nicht freigeschaltet.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Optionaler Authenticator-Code (TOTP) zusätzlich zum Passwort.
• Verschlüsselte Übertragung: TLS 1.3, HSTS, sichere Cookies — kein Klartextpasswort wird übertragen.
• Session-Schutz: Abmeldung nach 30 Minuten Inaktivität, spätestens nach 8 Stunden; Schutz gegen wiederholte Fehlversuche.
• Einladungssystem: Kanzlei setzt eigenes Passwort — kein Passwort per E-Mail, der Link läuft nach 12 Stunden ab.

Passwörter liegen nur als Hash in Keycloak (Argon2, Standard von Keycloak 26) — nie im Klartext, nie in GPAA. Stand geprüft 29.10.2026.

Demo-Instanzen speichern keine echten personenbezogenen Daten: Eingaben verbleiben nur in der aktuellen Sitzung und werden automatisch gelöscht, sobald die Verbindung endet.

Pilotprojekte verarbeiten Kontaktinformationen, Buchungsstapel und zugeordnete Anhänge ausschließlich nach AVV; diese Daten werden maximal 12 Monate nach Abschluss des Piloten oder auf Wunsch sofort gelöscht, danach folgen geordnete Sicherheitskopien (30 Tage).

Betriebs-Logs (Fehler, Zugriffe, Sicherheitsereignisse) werden automatisch rotiert und gelöscht. Das fachliche Audit-Log (wer hat welchen Beleg wann geändert oder freigegeben) ist nur anfügbar und bleibt so lange erhalten wie die Daten der Kanzlei.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird vor Pilotstart unterzeichnet; der Entwurf ist in Vorbereitung — Fragen dazu gern per Mail (info@dtnsoft.de). Er definiert Rechte, Pflichten und Löschfristen gemeinsam mit Ihrer Kanzlei.

Hinweis: Nicht jeder Dienst ist in jedem Szenario aktiv (z. B. Erinnerungen/Informationen nur bei Bedarf). Die jeweils aktuelle Liste und Einsatzbedingungen sind Bestandteil der AVV bzw. auf Anfrage verfügbar. Konkrete Subprozessoren:

• Hetzner Online GmbH – Region: Deutschland (EU); Zweck: Betrieb der eigenen EU-Cloud und Backups; Datentypen: verschlüsselte Kanzlei-Daten, Infrastruktur-Logs, Monitoring-Daten.
• Zoho (Zoho Corp, EU-Rechenzentrum) – Region: EU; Zweck: E-Mail-Versand (SMTP) — Kontaktformular an uns, Einladungen/Passwort-Mails, Erinnerungen und Support-Antworten aus GPAA; Datentypen: Kontaktinformationen, Mail-Texte, Anhänge nur mit expliziter Freigabe.
• OpenAI (API) – Zweck: optionale KI-Vorschläge für Konto und Steuersatz; standardmäßig aus — erst wenn Ihre Kanzlei sie einschaltet, geht ein Beleg an die KI. Datentypen: der Beleg selbst (Bild/PDF) mit seinem Inhalt — er kann Namen und Adressen enthalten; der Dateiname wird nicht übermittelt. Verarbeitung über die OpenAI-API, auch in den USA (Auftragsverarbeitungsvertrag von OpenAI mit Standardvertragsklauseln); keine Nutzung der Daten zum Modelltraining; OpenAI speichert Anfragen bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung, danach werden sie gelöscht. Ein Vorschlag wird nie automatisch übernommen.

DTNSoft wird als Solo-Freelance-Unternehmen geführt (Inhaber: Duc Thanh Nguyen, Freising/München). Für den Fall von kurzfristiger Unverfügbarkeit (Krankheit, Urlaub) oder dauerhafter Geschäftsaufgabe gibt es klare Vorkehrungen:

• Daten-Verfügbarkeit: Tägliche verschlüsselte Backups in der EU (Hetzner) plus off-site verschlüsselte Auslagerung an einen getrennten Standort. Restore-Test monatlich automatisiert.
• Datenexport jederzeit: Sie können Ihre vollständigen DATEV-Buchungsstapel und Belegarchive jederzeit als ZIP exportieren — auch bei Vertragsende. Kein Lock-in.
• Übergabeplan: Übergabe-Frist nach Vertragsende und das Vorgehen bei dauerhafter Geschäftsaufgabe werden im AVV festgelegt (Entwurf in Vorbereitung).
• Kurzfristige Vertretung: Der Betrieb läuft ohne tägliche Handarbeit (automatisierte Backups, Monitoring, Off-Site-Sicherung). Bei Krankheit/Urlaub werden dringende Fälle über einen dokumentierten Backup-Kontakt abgewickelt; Ihre Daten sind jederzeit als Buchungsstapel + Beleg-ZIP exportierbar.
• Kein Single-Point-of-Failure: Sämtliche Mandanten-Daten gehören rechtlich Ihnen. DTNSoft ist Auftragsverarbeiter, nicht Datentreuhänder.

Detaillierte Notfall-Prozeduren im AVV-Anhang. Auf Anfrage erhalten Sie den vollständigen Notfall- und Übergabeplan vor Pilot-Start.