Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
Duc Thanh Nguyen
DTNSoft – Softwareentwicklung (in Gründung)
Bahnhofstraße 11
85375 Neufahrn bei Freising
Deutschland
E-Mail: info@dtnsoft.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO.

3. Erhobene Daten

Beim Besuch dieser Website werden keine personenbezogenen Daten automatisch erfasst, mit Ausnahme der technisch notwendigen Server-Logdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs), die durch den Hosting-Anbieter erhoben werden.

Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

4. Kontaktformular

Bei Nutzung des Kontaktformulars verarbeiten wir die folgenden Daten: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht sowie optional Angaben zu Datenquellen und hochgeladene Anhänge.

Zweck der Verarbeitung ist die Beantwortung Ihrer Anfrage und die Vorbereitung eines Pilot-Kontakts. Bitte senden Sie keine Echtdaten und möglichst nur anonymisierte Beispiele.

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung erforderlich ist und werden in der Regel nach Abschluss der Anfrage innerhalb von sechs Monaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Ein Anhang ist freiwillig. Technische Maßnahmen: Hosting in der EU, Transportverschlüsselung (TLS) und serverseitige Prüfung von Größe (max. 5 MB), Dateityp und Dateianfang (nur echte PDF-, JPG- und PNG-Dateien). Der Anhang wird nicht auf dem Server gespeichert, sondern ausschließlich per E-Mail an uns übermittelt.

Die Anfrage geht über unseren E-Mail-Dienstleister Zoho (Rechenzentrum in der EU) an unser Postfach info@dtnsoft.de. Eine automatische Bestätigungsmail an die eingegebene Adresse senden wir nicht — den Eingang bestätigt die Seite. Zum Schutz vor Missbrauch (Begrenzung der Anfragen je IP-Adresse und je E-Mail-Adresse) verarbeiten wir dabei kurzzeitig Ihre IP-Adresse; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Kontakt über WhatsApp

Sie können uns freiwillig über WhatsApp Business unter +49 155 11512001 erreichen (z. B. über den WhatsApp-Knopf auf gastro.dtnsoft.de). Alternativ erreichen Sie uns jederzeit per E-Mail an info@dtnsoft.de.

Anbieter von WhatsApp ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland (Unternehmen der Meta-Gruppe). Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren Profilnamen und den Inhalt Ihrer Nachrichten ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Nachrichteninhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt; WhatsApp verarbeitet jedoch Metadaten (z. B. Telefonnummer, Zeitpunkt der Nachricht, Geräteinformationen) in eigener Verantwortung, auch in Drittländern wie den USA. Die Meta Platforms, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Näheres: Datenschutzrichtlinie von WhatsApp.

Wir nutzen die App WhatsApp Business auf einem gesonderten Geschäftsanschluss. Der App ist kein Zugriff auf unser Adressbuch erteilt; es werden also keine Kontakte aus unserem Telefon an WhatsApp übertragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Anfragen über den von Ihnen gewählten Kanal zu beantworten). Chatverläufe löschen wir, sobald Ihre Anfrage erledigt ist, spätestens nach sechs Monaten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Bitte senden Sie über WhatsApp keine Belege, Kontoauszüge oder andere Unterlagen mit Steuer- oder Mandantendaten. Restaurants übermitteln Belege ausschließlich über den GPAA-Upload-Link ihrer Buchhaltung; Kanzleien senden vertrauliche Inhalte bitte per E-Mail. GPAA selbst überträgt keine Belegdaten an WhatsApp: Nachrichten, die eine Kanzlei aus GPAA heraus per WhatsApp an ihren Mandanten schickt, enthalten nur einen Link, keine Inhalte – versendet werden sie von der Kanzlei selbst.

6. KI-Unterstützung (optional)

Sofern Sie ausdrücklich einwilligen, können wir für einzelne Verarbeitungsschritte eine KI-gestützte Unterstützung nutzen (z. B. Strukturierung von Belegdaten oder Erkennung von Auffälligkeiten). Verarbeitet werden dabei nur die für den Zweck notwendigen Inhalte aus Belegen (z. B. Belegtexte, Beträge, Datum, Zahlungsart und anonymisierte Referenzen).

Zweck der KI-Unterstützung ist die Unterstützung bei Plausibilitätschecks und der strukturierten Aufbereitung. Die finale fachliche Entscheidung verbleibt bei der Kanzlei.

Empfänger sind ggf. von uns eingesetzte KI-Anbieter als Auftragsverarbeiter. Sollte eine Verarbeitung außerhalb der EU/EWR erforderlich sein, erfolgt sie nur auf Basis geeigneter Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln).

Die Daten werden für die AI-Verarbeitung nur so lange genutzt, wie es für die jeweilige Aufgabe nötig ist, und danach gelöscht. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (E-Mail an info@dtnsoft.de).

7. Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Website).

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

9. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht, außer dies ist zur Bereitstellung der Website oder zur Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich (Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland; E-Mail-Versand: Zoho, Rechenzentrum in der EU; bei Kontakt über WhatsApp die WhatsApp Ireland Limited, siehe Abschnitt 5).

10. Demo- und Testdaten

Die auf dieser Website angebotenen Demos dienen ausschließlich der technischen Veranschaulichung. Es dürfen keine personenbezogenen oder produktiven Echtdaten hochgeladen werden.

GPAA-Testzugang anfragen

Wenn Sie unter portal.dtnsoft.de/fibu/testzugang/ einen Testzugang anfragen, verarbeiten wir: Name der Kanzlei, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Ihr Buchhaltungsprogramm, die ungefähre Zahl Ihrer Gastro-Mandanten, die gewählte Sprache und die Zeitpunkte von Anfrage, Bestätigung und Einrichtung. Ihre IP-Adresse speichern wir nicht im Klartext, sondern nur als nicht umkehrbaren Prüfwert (SHA-256 mit geheimem Schlüssel), um Missbrauch zu begrenzen.

Zweck ist das Einrichten des Testzugangs und die E-Mails dazu (Bestätigungslink, Einladung zum Passwort, Hinweise während der 14 Tage, Ende des Zugangs) — Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage); die Missbrauchsbegrenzung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten liegen auf unserem Server bei Hetzner Online GmbH in Deutschland (Auftragsverarbeitung); die Anmeldung läuft über unseren eigenen Anmeldedienst (Keycloak) auf demselben Server. Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

Speicherdauer: Anfragen ohne eingerichteten Testzugang löschen wir nach 30 Tagen. Die Testdaten im Testzugang werden mit dessen Ende gelöscht; Anfrage und Anmeldekonto löschen wir spätestens 90 Tage nach Ende des Testzugangs — es sei denn, Sie entscheiden sich für einen Pilot oder Vertrag. Ihre Rechte (Abschnitt 11) können Sie jederzeit per E-Mail an info@dtnsoft.de geltend machen.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit.

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

12. Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
info@dtnsoft.de